Regulamin XIV Ogólnopolskiej Konferencji Porozumienia Akademickich Centrów Transferu Technologii

I. POSTANOWIENIA OGÓLNE

1) Niniejszy Regulamin XIV Ogólnopolskiej Konferencji Porozumienia Akademickich Centrów Technologii (PACTT) (zwany dalej: „Regulaminem”) określa prawa i obowiązki uczestników XIV Ogólnopolskiej Konferencji Porozumienia Akademickich Centrów Transferu Technologii (zwanej dalej ”Konferencją”).

2) Konferencja odbędzie się w dniach 11-13 października 2023 r. w Toruniu, Konferencja odbędzie się w języku polskim i angielskim.

3) Organizatorem Konferencji jest Fundacja PACTT z siedzibą w Warszawie (03-815) przy ul. Chodakowskiej 19/31 (zwana dalej „Organizatorem”). Współorganizatorem Konferencji jest Ministerstwo Edukacji i Nauki ul. Wspólna 1/3, 00-529 Warszawa.

4) Postanowienia niniejszego Regulaminu stanowią integralną część zgłoszenia uczestnictwa w Konferencji i obowiązują wszystkich uczestników Konferencji (zwanych dalej „Uczestnikami”).

5) Przesłanie do Organizatora zgłoszenia uczestnictwa w Konferencji jest równoznaczne z zaakceptowaniem przez Uczestnika postanowień niniejszego Regulaminu.

II. WARUNKI UCZESTNICTWA

1) Uczestnikiem Konferencji może być pełnoletnia osoba fizyczna, w szczególności pracownik członka zrzeszenia Porozumienie Akademickich Centrów Transferu Technologii (PACTT), przedstawiciel Ministerstwa Edukacji i Nauki i Szkolnictwa Wyższego i inny zaproszony gość, która spełni łącznie wszystkie warunki określone w pkt 2 poniżej.

2) Warunkiem uzyskania statusu Uczestnika jest łączne spełnienie poniższych warunków:

1. zgłoszenie uczestnictwa za pośrednictwem elektronicznego formularza rejestracyjnego, którego adres został udostępniony drogą mailową;
2. zaakceptowanie Regulaminu, potwierdzenie zapoznania się z warunkami przetwarzania danych osobowych oraz udzielenie zgód, o których mowa w pkt 3 poniżej;
3. otrzymanie od Organizatora wiadomości przesłanej pocztą elektroniczną z potwierdzeniem rejestracji (w przypadku braku informacji potwierdzającej rejestrację w ciągu 48 godzin od momentu rejestracji należy skontaktować się z Organizatorem wysyłając wiadomość na poprzez przesłanie stosownej informacji za pomocą formularza na stronie internetowej: http://xiv-konferencja.pactt.pl/kontakt);
4. uiszczenie opłaty za udział w Konferencji w terminie i wysokości określonej w pkt IV niniejszego Regulaminu.

3) W związku z nagrywaniem Konferencji oraz wykonywaniem w jej trakcie zdjęć, wyrażenie zgody na utrwalenie, wykorzystanie i rozpowszechnienie wizerunku i głosu, w celu i zakresie wskazanym w pkt VIII Regulaminu, oraz przetwarzania danych osobowych w tym zakresie, jest niezbędne do wzięcia udziału w Konferencji.

4) Liczba Uczestników Konferencji jest ograniczona.

W razie otrzymania przez Organizatora większej ilości zgłoszeń niż miejsc na Konferencji, o uczestnictwie decyduje kolejność zgłoszeń.

5) W przypadku nie uiszczenia opłaty za udział w Konferencji we wskazanym terminie, zgłoszenie uczestnictwa zostanie automatycznie anulowane.

6) Termin rejestracji online uczestnictwa w Konferencji upływa w dniu 05.10.2023 r. o godzinie 12.00. Zgłoszenia dokonywane po tym terminie nie będą uwzględniane.

III. ZASADY KONFERENCJI

1) Konferencja będzie się składać się z prelekcji i wystąpień, zgodnie z programem ustalonym przez Organizatora, dostępnym pod adresem http://xiv-konferencja.pactt.pl/agenda. Niektóre wystąpienia lub prelekcje na konferencji mogą odbyć się w formie transmisji dostępnej dla Uczestników obecnych na sali. W razie zmian w programie, Organizator niezwłocznie poinformuje o tym Uczestników.

2) Uczestnik zobowiązuje się do przestrzegania niniejszego Regulaminu, zasad społecznych, instrukcji oraz poleceń organizacyjno-technicznych Organizatora.

3) Uczestnik obowiązany jest do podania prawdziwych, identyfikujących go danych osobowych.

4) Uczestnik ponosi pełną odpowiedzialność za wszelkie przedstawione przez niego w czasie Konferencji materiały i informacje. Uczestnik zobowiązany jest zapewnić, aby wszelkie wypowiedzi przedstawiane przez niego podczas Konferencji nie naruszały przepisów prawa, ani praw lub dóbr osobistych osób trzecich.

5) Uczestnik ma prawo zadawać pytania prelegentom. O udzieleniu Uczestnikowi głosu w trakcie dyskusji decyduje moderator wyznaczony przez Organizatora.

6) Organizator ma prawo wykluczyć Uczestnika z udziału w Konferencji w przypadku, gdy Uczestnik narusza postanowienia Regulaminu.

IV. OPŁATA ZA UDZIAŁ

1) Konferencji jest płatny.

2) Opłata za udział w Konferencji wynosi: 406,50 PLN + 23% VAT i obejmuje:

1. koszt materiałów udostępnianych Uczestnikom Konferencji;
2. pokrycie kosztów organizacyjnych i promocyjnych;
3. pokrycie kosztów ubezpieczenia;
4. pokrycie wynagrodzeń prelegentów (jeśli będzie to konieczne);
5. udział w 2 spotkaniach networkingowych;

3) Koszty noclegu oraz wyżywienia w pokojach dwuosobowych ponoszone są przez Ministerstwo Edukacji i Nauki

4) Nocleg może także zostać organizowany przez Uczestnika we własnym zakresie

5) Opłatę należy uiścić 14 dni od daty wystawienia faktury.

V. REZYGNACJA Z UDZIAŁU W KONFERENCJI

1) Rezygnacja przez Uczestnika z udziału w Konferencji może nastąpić wyłącznie poprzez przesłanie stosownej informacji na adres konferencja@pactt.pl.

2) Uczestnik może zrezygnować z udziału w Konferencji w terminie do 05.10.2023 r.

3) Jeżeli Uczestnik nie może wziąć udziału w Konferencji, to ma możliwość wskazania innej osoby, która weźmie udział w Konferencji w jego miejsce. W takim przypadku Uczestnik jest zobowiązany przesłać stosowną informację na adres: konferencja@pactt.pl nie później niż do dnia rozpoczęcia Konferencji.

4) Zgodnie z art. 38 pkt 12 ustawy z dnia 30 maja 2014 roku o prawach konsumenta (Dz.U.2014.827), Uczestnikowi nie przysługuje prawo do odstąpienia od umowy na wzięcie udziału w Konferencji i – o ile dotyczy – zakupu noclegu.

VI. ZMIANA TERMINU KONFERENCJI LUB ODWOŁANIE KONFERENCJI

1) W przypadku niemożności zorganizowania Konferencji przez Organizatora w terminie lub miejscu wskazanym w pkt I Regulaminu, w tym ze względu na obostrzenia związane z COVID-19, Organizator przekaże niezwłocznie informacje o odwołaniu lub zmianie terminu Konferencji.

2) W przypadku odwołania Konferencji, wniesiona opłata za udział w Konferencji zostanie Uczestnikom zwrócona.

3) W przypadku zmiany terminu lub miejsca Konferencji Organizator poinformuje Uczestników o nowym terminie/miejscu oraz o trybie dalszego postępowania, także w przypadku rezygnacji przez Uczestnika z udziału w Konferencji ze względu na zmianę terminu lub miejsca Konferencji.

VII. PRAWA WŁASNOŚCI INTELEKTUALNEJ

1) Wszelkie materiały wykorzystywane podczas Konferencji, w tym materiały udostępniane Uczestnikom, chronione są prawem autorskim. Znaki towarowe i nazwy handlowe podlegają ochronie prawnej. Ich wykorzystanie wymaga zgody podmiotu uprawnionego.

2) Uczestnicy mają prawo korzystać z udostępnionych materiałów wyłącznie na użytek własny, jedynie na potrzeby udziału w Konferencji.

3) Uczestnikom nie przysługuje prawo rejestrowania obrazu lub dźwięku w trakcie Konferencji. Rozpowszechnianie i przetwarzanie wizerunku osób fizycznych biorących udział w Konferencji może wymagać ich zgody.

4) Jakiekolwiek kopiowanie, udostępnianie lub upowszechnianie zapisu Konferencji lub udostępnionych materiałów, w szczególności w celach komercyjnych, jest zabronione.

5) Uczestnicy oraz inne osoby biorące udział w Konferencji zobowiązane są do zachowania zasad kultury osobistej oraz odnoszenia się do siebie z szacunkiem.

VIII. WIZERUNEK I GŁOS

1) Konferencja będzie nagrywana przez Organizatora. Ponadto na terenie Konferencji będą wykonywane zdjęcia. Zdjęcia oraz nagrania, w całości lub w części, będą wykorzystywane przez Organizatora w celu promocji Konferencji (w tym jej kolejnych edycji) oraz działań Organizatora, a także w celach edukacyjnych oraz popularyzujących naukę, poprzez publiczne udostępnianie, w tym publikowanie, nagrań lub zdjęć przez Organizatora (lub osobę trzecią na podstawie umowy z Organizatorem), w tym na stronie internetowej Organizatora (www.pactt.pl), stronie internetowej Konferencji, w mediach, w materiałach informacyjnych i promocyjnych oraz na portalach społecznościowych (Facebook, LinkedIn, Instagram oraz YouTube). Zdjęcia oraz nagrania z Konferencji będą także udostępnione Sponsorom Konferencji, tj. firmom: OPTeam S.A, PFR, AKCES NCBR, GRUPA AZOTY PUŁAWY i mogą być przez nich wykorzystywane do celów promocyjnych i reklamy, zarówno poprzez udostępnianie, w tym publikowanie, w internecie, w tym w ramach portali społecznościowych, w mediach czy w materiałach informacyjnych i promocyjnych, jak i poprzez wykorzystanie materiałów w mediach wewnętrznych Sponsora.

2) Nagranie z Konferencji będzie także udostępnione przez Organizatora wszystkim Uczestnikom (w tym prelegentom) Konferencji po jej zakończeniu w formie prywatnego nagrania umieszczonego na platformie YouTube (dostępnego jedynie dla osób dysponujących linkiem).

3) Wzięcie udziału w Konferencji przez Uczestnika oznacza jego zgodę na utrwalenie podczas Konferencji jego wizerunku i głosu oraz na późniejsze wykorzystanie i rozpowszechnianie tak utrwalonego wizerunku oraz głosu w celu i w zakresie wskazanym w ust. 1 i 2 powyżej. W tym zakresie Uczestnik wyraża także zgodę na przetwarzanie przez Fundację PACTT, z siedzibą przy ul. Chodakowska 19 / 31, 03-815 Warszawa, jego danych osobowych polegające na utrwalaniu, wykorzystaniu i rozpowszechnianiu wizerunku i wypowiedzi utrwalonych w trakcie Konferencji, w tym oznaczaniu wypowiedzi jego imieniem i nazwiskiem, w celu i w zakresie wskazanym w ust. 1 i 2 powyżej

4) Uczestnik Konferencji udziela na rzecz Fundacji PACTT niewyłącznej i nieodpłatnej licencji na korzystanie z jego wypowiedzi utrwalonych w trakcie Konferencji, w tym oznaczaniu wypowiedzi jego imieniem i nazwiskiem, na następujących polach eksploatacji:

1. w zakresie utrwalania i zwielokrotniania – wytwarzania, zapisu wszelkimi technikami egzemplarzy, w tym w szczególności: techniką zapisu magnetycznego, światłoczułą, audiowizualną, cyfrową, optyczną, komputerową niezależnie od formatu i nośnika, rozmiaru, formy i techniki;
2. w zakresie rozpowszechniania – publiczne wyświetlenie, odtworzenie, a także publiczne udostępnienie w taki sposób, aby każdy mógł mieć do niego dostęp w miejscu i w czasie przez siebie wybranym, w tym w sieci internetowej i innych sieciach teleinformatycznych, multimedialnych i komputerowych.

5) Uczestnik zapewnia, że korzystanie z jego wypowiedzi w przedstawionym zakresie nie będzie naruszać niczyich praw, w szczególności praw własności intelektualnej, oraz nie wymaga uzyskania jakiegokolwiek zezwolenia od osoby trzeciej.

IX. OCHRONA DANYCH OSOBOWYCH

1) Administratorem danych osobowych w rozumieniu rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z 27.04.2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) (Dz. Urz. UE L 119, s.1) – dalej „RODO” jest Fundacja PACTT (Porozumienie Akademickich Centrów Transferu Technologii) z siedzibą w Warszawie, ul. Chodakowska 19/31, 03-815 Warszawa wpisana do Krajowego Rejestru Sądowego, pod numerem KRS 0000763225, posiadająca NIP 1132992631, dane kontaktowe: Paweł Płatek, e-mail: pawel.platek@pactt.pl

2) Dane osobowe będą przetwarzane:

1. w przypadku zgłoszenia uczestnictwa w Konferencji, podane w zgłoszeniu dane osobowe będą przetwarzane na podstawie wyrażonej zgody (podstawą prawną jest art. 6 ust. 1 lit a RODO, tj. osoba, której dane dotyczą wyraziła zgodę na przetwarzanie swoich danych osobowych w jednym lub większej liczbie określonych celów);
2. w przypadku zakwalifikowania się jako Uczestnik Konferencji, dane osobowe Uczestnika będą przetwarzane w związku z uczestnictwem w Konferencji (podstawą prawną przetwarzania jest art. 6 ust. 1 lit. b RODO, tj. przetwarzanie jest niezbędne do wykonania umowy, której stroną jest osoba, której dane dotyczą, lub do podjęcia działań na żądanie osoby, której dane dotyczą, przed zawarciem umowy);
3. jako niezbędne do celów wynikających z prawnie uzasadnionych interesów realizowanych przez Organizatora, tj. na potrzeby wewnętrznych procesów administracyjnych Organizatora związanych z organizacją i przeprowadzeniem Konferencji oraz na potrzeby ochrony i dochodzenia ewentualnych roszczeń (podstawą przetwarzania jest art. 6 ust. 1 lit. f RODO, tj. przetwarzanie jest niezbędne do celów wynikających z prawnie uzasadnionych interesów realizowanych przez administratora lub przez stronę trzecią);
4. w przypadku wyrażenia zgody na przetwarzanie danych osobowych w celu wskazanym szczegółowo w momencie wyrażania zgody, dane osobowe będą także przetwarzane w zakresie na jaki została udzielona zgoda (podstawą prawną jest art. 6 ust. 1 lit a RODO, tj. osoba, której dane dotyczą wyraziła zgodę na przetwarzanie swoich danych osobowych w jednym lub większej liczbie określonych celów).

3) Podanie danych osobowych jest dobrowolne, lecz niezbędne do realizacji celu przetwarzania i uczestnictwa w Konferencji. Z uwagi na kwestie organizacyjne związane z Konferencją, nieudzielenie lub wycofanie zgody na przetwarzanie danych osobowych w zakresie niezbędnym do udziału w Konferencji (m.in. w zakresie przetwarzania danych osobowych związanych z utrwalaniem wizerunku) może uniemożliwić udział Uczestnika w Konferencji.

4) Dane osobowe przetwarzane na podstawie zgody będą przetwarzane do momentu realizacji celu przetwarzania lub do momentu cofnięcia zgody, w zależności od tego, które z tych zdarzeń nastąpi wcześniej.

5) Dane osobowe przetwarzane do celów wynikających z prawnie uzasadnionych interesów realizowanych przez Organizatorów Akademii będą przetwarzane do czasu realizacji tych celów, tj. do 31.12.2023r. (odnośnie danych przetwarzanych na potrzeby wewnętrznych procesów administracyjnych) albo przez okres przedawnienia roszczeń związanych z przetwarzaniem danych osobowych (odnośnie danych przetwarzanych w celu ochrony i dochodzenia ewentualnych roszczeń) lub do czasu wniesienia sprzeciwu wobec takiego przetwarzania, o ile nie występują prawnie uzasadnione podstawy dalszego przetwarzania, w zależności od tego, które z tych zdarzeń nastąpi wcześniej.

6) Odbiorcami danych osobowych mogą być: podmioty świadczące na rzecz Organizatora usługi związane organizacją i przeprowadzeniem Konferencji, w tym współpracujące firmy IT, operatorzy platform do komunikacji elektronicznej, z których korzysta Administrator, a także operatorzy portali społecznościowych, w ramach których dane będą przetwarzane (Facebook, LinkedIn, Instagram oraz YouTube). Dane osobowe mogą także zostać ujawnione właściwym organom, na podstawie obowiązujących przepisów prawa a także Ministerstwu Edukacji i Nauki ul. Wspólna 1/3, 00-529 Warszawa, w celu potwierdzenia udziału Uczestnika w Konferencji współfinansowanej ze środków Unii Europejskiej w ramach projektu nr POIR.04.04.00-00-0004/15.

7) Na zasadach określonych w RODO Uczestnikowi, którego dane dotyczą, przysługują następujące prawa:

1. prawo żądania dostępu do treści danych osobowych, ich sprostowania oraz usunięcia;
2. prawo żądania ograniczenia przetwarzania;
3. prawo do przenoszenia danych osobowych.

8) W przypadku przetwarzania danych osobowych na podstawie wskazanej w pkt 3 lit. c powyżej, Uczestnikowi, którego dane dotyczą, przysługuje także prawo do wniesienia w dowolnym momencie sprzeciwu wobec takiego przetwarzania, z przyczyn związanych ze szczególną sytuacją.

9) Uczestnik, którego dane dotyczą, ma również prawo wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych w przypadku uznania, że przetwarzanie danych osobowych narusza przepisy RODO.

10) W przypadku przetwarzania danych osobowych na podstawie udzielonej zgody, Uczestnik, którego dane dotyczą, w każdym czasie ma prawo do jej wycofania. Wycofanie zgody na przetwarzanie danych osobowych nie wpływa na zgodność z prawem przetwarzania, którego dokonano na podstawie zgody przed jej wycofaniem

11) W celu wycofania zgody należy wysłać wiadomość na adres korespondencyjny lub na adres e-mail wskazany w pkt 14 poniżej.

12) Dane nie podlegają zautomatyzowanemu podejmowaniu decyzji, w tym profilowaniu.

13) Dane osobowe nie są przekazywane przez Organizatora do państwa trzeciego lub organizacji międzynarodowej, z zastrzeżeniem, że dane osobowe podawane podczas procesu rejestracji mogą być przetwarzane na terenie państw trzecich ze względu na lokalizację serwerów Google, a także inne dane udostępniane w ramach portali społecznościowych mogą być transferowane do państw trzecich z zachowaniem wymogów RODO, m.in. na podstawie zatwierdzonych przez Komisję Europejską standardowych klauzul umownych. Szczegółowe informacje w zakresie przetwarzania danych osobowych przez portale społecznościowe znajdują się:

1. Facebook: Zasady dotyczące danych: https://www.facebook.com/privacy/explanation
2. LinkedIn: Polityka ochrony prywatności https://www.linkedin.com/legal/privacy-policy?_l=pl_PL
3. Instagram: Zasady dotyczące danych https://help.instagram.com/519522125107875
4. YouTube, : Polityka prywatności https://policies.google.com/privacy?hl=pl

14) W celu skorzystania z przysługujących praw, w tym cofnięcia zgody, lub uzyskania dodatkowych informacji, należy się kontaktować z Fundacją PACTT pocztą elektroniczną na adres pawel.platek@pactt.pl lub pocztą tradycyjną na adres Fundacja PACTT ul. Chodakowska 19/31, 03-815 Warszawa

X. POSTANOWIENIA KOŃCOWE

1) Organizator ma prawo do zmiany w Regulaminu z ważnych przyczyn, takich jak:

1. zmiany terminu Konferencji;
2. zmiany w programie Konferencji;
3. bezpieczeństwo uczestników Konferencji;
4. konieczność zmiany lub dostosowania Regulaminu do przepisów prawa, a także decyzji, nakazów, orzeczeń, interpretacji lub innych postanowień organów publicznych;
5. konieczność doprecyzowania lub wyjaśnienia postanowień Regulaminu;
6. zmiana danych lub innych informacji związanych z Organizatorem.

2) Zmiany do Regulaminu wraz z terminem ich wejścia w życie, będą udostępniane Uczestnikom poprzez stronę xii-konferencja.pactt.pl. Uczestnik, który nie akceptuje zmian do Regulaminu ma prawo zrezygnować z udziału w Konferencji.

3) Każdy Uczestnik biorący udział w Konferencji podlega obowiązkowi dostosowania się i przestrzegania wymogów związanych z epidemią COVID-19, obowiązujących w dniach, w których odbywa się Konferencja. W szczególności Organizator może dokonywać pomiaru temperatury ciała Uczestników, a także zbierać od Uczestników Konferencji oświadczenia o stanie zdrowie Uczestników.

4) W sprawach nieuregulowanych niniejszym Regulaminem mają zastosowanie przepisy prawa polskiego

5) Regulamin wchodzi w życie z dniem 28.09.2023 roku.